- Người soạn thảo có quyền thay đổi mọi thông tin trong phần Thông tin chung. Ngoài ra tất cả người sử dụng khác chỉ được xem (không được thay đổi thông tin) khi nhận được văn bản này và được phép ký nhận vào sổ của đơn vị mình.
- Lãnh đạo Cơ quan, thư ký của Lãnh đạo Cơ quan, lãnh đạo Văn phòng có quyền phê duyệt văn bản, phê chuyển đến các Lãnh đạo khác, ghi ý kiến chỉ đạo và phân công công việc cho các đơn vị, hoặc chuyển đến các đơn vị để xử lý văn bản trong phần Lãnh đạo xử lý.
- Các Trưởng, Phó đơn vị có nhiệm vụ báo cáo các công việc được Lãnh đạo giao trong phần Lãnh đạo xử lý, giao việc cho các nhân viên và theo dõi các tiến độ công việc của đơn vị mình trong phần Đơn vị xử lý, lưu các văn bản vào các hồ sơ đơn vị trong phần Hồ sơ.
- Quản trị hệ thống có quyền xem toàn bộ các văn bản và file đính kèm của văn bản, có quyền xóa văn bản khỏi hệ thống.