Tài liệu được thực hiện và cập nhật theo nội dung của tài liệu online được gắn trực tiếp trên hệ thống thông tin điều hành AIS tại chức năng TRỢ GIÚP trên trang chủ
Tài liệu được chia theo các phần như sau:
Phần 1: “Giới thiệu” giới thiệu cho bạn hệ thống điều hành AIS, cấu trúc tài liệu và các khuôn dạng font chữ, ký hiệu được sử dụng trong tài liệu.
Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho bạn cách thức đăng nhập vào Hệ thống điều hành AIS, giới thiệu về giao diện của trang chủ trong hệ thống và cách thoát khỏi hệ thống sau khi đã hoàn thành công việc.
Phần 3: “Theo dõi văn bản” hướng dẫn bạn cách thức theo dõi các văn bản đến, văn bản đi (văn bản phát hành) theo từng ngày, theo tháng hoặc xem toàn bộ.
Phần 4: “Cập nhật thông tin về văn bản” mô tả cách đưa một văn bản mới vào hệ thống và cập nhật thông tin cho một văn bản đã có sẵn trong hệ thống.
Phần 5: “Theo dõi công việc” hướng dẫn bạn cách theo dõi công việc được giao, bao gồm các công việc được giao trong ngày, công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành hay công việc đã quá hạn.
Phần 6: “Cập nhật thông tin về công việc” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin cho một công việc mà bạn được giao và cách giao một công việc mới cho các đơn vị và cán bộ cấp dưới.
Phần 7: “Thống kê báo cáo công việc” hướng dẫn bạn sử dụng công cụ lập báo cáo do hệ thống AIS cung cấp. Với các công cụ này, bạn có thể kết xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và chủ động trong thời gian.
Phần 8: “Thống kê báo cáo văn bản” hướng dẫn chi tiết cho bạn cách lập báo cáo theo dõi công văn, tạo Sổ lưu công văn theo nhiều tiêu chí. Điều đó giúp người sử dụng thuận tiện trong việc theo dõi quá trình trình ký văn bản, nhất là những văn bản qua nhiều cấp xét duyệt và phải sửa đổi nhiều lần. Chức năng in sổ lưu công văn giúp giảm bớt công sức cho việc theo dõi các công văn giấy tờ qua hệ thống sổ giấy.
Phần 9: “Quản lý sổ văn bản” sẽ mô tả cách thức quản lý sổ văn bản, ký hiệu các loại văn bản được sử dụng chung bao gồm cách thức cấp một số mới cho một loại văn bản hoặc đưa một loại số, ký hiệu văn bản mới vào hệ thống.
Phần 10: “Quản lý thông tin cá nhân” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin của cá nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của bạn khi được đăng ký vào hệ thống để nhận thông tin.
Phần 11: “Hồ sơ” hướng dẫn người dùng lập những bộ hồ sơ để thuận tiện trong quá trình quản lý tra cứu văn bản, công việc.
Phần 12: “Tìm kiếm thông tin” hướng dẫn bạn cách tra cứu thông tin về các văn bản có trong hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phần 13: “Thông báo” hướng dẫn bạn cách thức tạo các hồ sơ và lưu các văn bản, công việc vào hồ sơ một cách khoa học.
Phần 14: “Các chức năng khác” hướng dẫn cách thức người dùng sử dụng các chức năng tiện ích trên hệ thống: Thông báo; Văn bản dùng chung; Quản lý xe; Quản lý phòng họp; Quản lý lịch; Kho lưu trữ văn bản dùng chung.