Trong tab này người dùng có thể theo dõi được toàn bộ quá trình xử lý văn bản từ lúc văn bản được khởi tạo đến lúc văn bản được gửi đến các đơn vị. Đơn vị nào đã xem, đơn vị nào chưa xem. Ai đã được nhận tin nhắn văn bản, ai đã vào xem lúc mấy giờ, ngày nào.
Theo dõi gửi nhận văn bản: Xem những đơn vị/cá nhân đã nhận văn bản hoặc chưa nhận văn bản.
· Đơn vị đã xem văn bản: liệt kê toàn bộ những đơn vị đã có người sử dụng mở ra xem. Hệ thống sẽ ghi lại ngày giờ mở văn bản xem lần đầu tiên của người sử dụng đó.
Hình 4.8: Log theo dõi đơn vị đã xem văn bản
· Đơn vị chưa xem văn bản: Liệt kê toàn bộ những đơn vị chưa có người mở ra xem văn bản. Tên những người có trách nhiệm thụ lý văn bản đó.
Hình 4.9: Log theo dõi đơn vị chưa xem văn bản
· Người dùng có thể xuất danh sách gửi nhận văn bản này ra file excel bằng cách nhấp chuột vào nút <Xuất ra MS Excel>
Theo dõi lỗi văn bản chia ra thành 2 loại lỗi văn bản chính: Lỗi thể thức văn bản và lỗi chuyển văn bản điện tử.
· Lỗi thể thức VB: là những lỗi về thể hiện trên văn bản giấy như sai Quốc hiệu, sai tên đơn vị, sai định dạng số ký hiệu, ...
Hình 4.10: Lỗi thể thức văn bản
· Lỗi chuyển VB điện tử: Lỗi chuyển nhận văn bản điện tử được chia làm 3 loại lỗi chính:
Ø Lỗi file gắn kèm: Không gắn kèm file; Gắn kèm file chậm so với quy định, file gắn kèm không điền chữ “Đã ký”…..
Ø Lỗi chọn đơn vị nhận văn bản: Không chọn đủ nơi nhận văn bản trên hệ thống trong trường nơi nhận trong hoặc ngoài AIS.
Ø Các lỗi khác: Những lỗi sai số ký hiệu văn bản phát hành, sai loại văn bản, sai hình thức chuyển văn bản, văn thư Cơ quan không gắn file.
Hình 4.11: Lỗi chuyển văn bản điện tử
Theo dõi gửi mail: Hiển thị danh sách các email liên quan đã gửi.
Hình 4.12: Log theo dõi gửi mail
- Theo dõi quá trình chuyển văn bản: Để xem và theo dõi quá trình chuyển văn bản .
Hình 4.13: Log theo dõi quá trình chuyển văn bản
- Lịch sử cập nhật thông tin: Phần này sẽ lưu lại toàn bộ quá trình cập nhật thông tin đối với văn bản từ lúc bắt đầu tạo văn bản.
Hình 4.14: Lịch sử cập nhật thông tin